Interne chatbot.
Slimmer werken binnen minuten

Terwijl de stroom aan informatie in organisaties exponentieel groeit, raakt men al snel verdwaald in beleidsteksten, handleidingen en projectdata. Een interne chatbot brengt al die versnipperde kennis bij elkaar — veilig gekoppeld aan je bestaande databronnen — zodat collega’s razendsnel betrouwbare antwoorden krijgen, fouten voorkomen en onderling minder ruis ontstaat.

Waarom zoeken als vragen sneller kan?

Kennis direct paraat

Nooit meer bladeren door mappen of wiki’s

Automatiseren

Een interne chatbot doorzoekt in seconden beleidsdocumenten, offertes en handleidingen die anders uren zouden kosten om handmatig te lezen.

Integreren

We koppelen veilig met SharePoint, Confluence, CRM’s en zelfs legacy-systemen — zonder dat gevoelige data uitlekt.

Valideren

Alle antwoorden komen mét bronverwijzing, zodat medewerkers meteen zien waar de info vandaan komt.

Verbeteren

Elke vraag voedt het taalmodel, waardoor de bot steeds slimmer wordt en doodlopende paden verdwijnen.

Het geheugen dat nooit pauze neemt.

Hoe de bot fouten voorkomt én het leerklimaat stimuleert
Het geheugen dat nooit pauze neemt

Het geheugen dat nooit pauze neemt.

Al lijkt een interne chatbot op het eerste gezicht een geavanceerde zoekbalk, in praktijk fungeert hij als een soort digitale collega met fotografisch geheugen.

Efficiëntie boekt serieuze winst

Medewerkers tikken een vraag, ontvangen in een oogwenk een helder antwoord en gaan verder zonder hun workflow te verlaten.

Minder frustratie, meer vertrouwen

We zien vaak dat teams sneller experimenteren — want misverstanden over beleid of technische details verdwijnen als sneeuw voor de zon.

Compliance in de kern

Doordat de chatbot exact citeert uit wetgeving en interne richtlijnen, daalt het risico op kostbare overtredingen.

  • Collega’s vinden 60 % sneller wat ze zoeken.

  • Foutgevoeligheid daalt gemiddeld met 35 %.

  • Onboarding verkort zich met één tot twee weken.

Stappenplan implementatie interne chatbot.

Een overzicht van de cruciale stappen — van broninventarisatie tot continue tuning.

Stap 1 — Bronnen inventariseren

Stap 1 — Bronnen inventariseren.

We beginnen met een kruipdoor-sluipdoor sessie: welke intranetpagina’s, pdf-handboeken en gedeelde drives bevatten cruciale kennis? Dat gezegd hebbende, minder is soms meer; dubbele bestanden halen we meteen weg.

Stap 2 — Veilige connectie inrichten

Stap 2 — Veilige connectie inrichten.

OAuth, service accounts, dataclassificatie: het klinkt saai, maar deze laag bepaalt of de rest succesvol wordt. En daarom krijgt security altijd prioriteit.

Stap 3 — Trainingsronde

Stap 3 — Trainingsronde.

De bot leert van de geselecteerde documenten. We labelen data, stellen contextgrenzen in en testen respons-tijd versus nauwkeurigheid.

Stap 4 — Pilot met power-users

Stap 4 — Pilot met power-users.

Een kleine groep ervaringsdeskundigen stelt lastige, soms zelfs krom geformuleerde vragen. Hun feedback finetunet de flows en voorkomt kinderziektes.

Stap 5 — Roll-out en continue tuning

Stap 5 — Roll-out en continue tuning.

Na livegang meten we vraagpatronen, vullen we hiaten en draaien we versies uit met betere intent-detectie of frisse integraties (denk aan voice).

Klaar om kennis echt te laten werken?

Klaar om kennis echt te laten werken?

Laten we samen ontdekken welke interne bronnen jouw teams nu nog onbenut laten. Een vrijblijvend gesprek — pot koffie inbegrepen — brengt meteen helderheid over haalbaarheid, security-eisen en de eerste quick wins.

Een kritische blik op hype en realiteit

Een kritische blik op hype en realiteit.

Chatbots zijn geen toverstokje, wel een hefboom

Wat ons opvalt is dat organisaties soms verwachten dat een chatbot alle verouderde processen oplost. Nou, dat wordt lastig als de onderliggende data rommelig is. Sterker nog, een bot vergroot inconsistenties wanneer bronnen elkaar tegenspreken. Daarom verdient datakwaliteit vóór alles aandacht.

Context is koning

Zonder duidelijke apparaatrichtlijnen gaat de bot gokken. En gokken op compliance-vragen? Liever niet.

Grenzen stellen

We beperken het taalmodel tot interne context, zodat men niet plots met publiek internet-materiaal wordt geconfronteerd.

Concreet aan de slag: vijf bruikbare tips

Concreet aan de slag: vijf bruikbare tips.

Vandaag beginnen zonder een jaarplan te schrijven

1. Start klein, pak één afdeling. 2. Kies hoog-volume, laag-complexe vragen (verlof, declaraties). 3. Documenteer gemiste antwoorden, verrijk vervolgens de dataset. 4. Meet adoptie via chatlogs, niet via buikgevoel. 5. Integreer in de bestaande chat-client, bijvoorbeeld Teams.

Vooruitblik naar de toekomst

Vooruitblik naar de toekomst.

Van tekst naar multimodale assistentie

Binnen twee jaar verwacht men spraakgestuurde interne chatbots die presentaties genereren op basis van ruwe projectdata. Overigens signaleren we al pilots waarbij augmented-reality-brillen de bot antwoorden laten projecteren boven fabrieksmachines — handig, maar nog prijzig.

Zelflerende compliance

Wetgeving verandert; de volgende generatie bots monitort automatisch staatsbladen en past beleidsteksten in real-time aan.

Hans Lugtenberg

"Afspraak is ook echt afspraak"

Yield.inc is een nieuwe vermogensbeheerder in Nederland waar het accent ligt op een excellente klantbeleving, duurzaamheid en technologie. Toen wij voor de vraag stonden om ons platform in huis te ontwikkelen of met een partner zijn wij in contact getreden met Spartner. Wij staan nog steeds 100% achter de keuze voor Spartner want; het eigendom van de sourcecode ligt bij ons en bij Spartner is afspraak ook echt afspraak of het nu gaat over de oplevertermijn of over het afgesproken budget!

Hans Lugtenberg Partner at Yield Inc.

Marco Caspers

"AI en machine learning als juridische tools"

We droegen de ontwikkeling van Lynn in 2020 over aan Spartner. Het Lynn platform krijgt dankzij de snelle doorontwikkeling een steeds centralere rol in de juridische wereld.

Read more

Marco Caspers Software Development Manager bij Lynn Legal

Sander Pleijsier

"Dankzij Spartner hebben wij een uitstekende software-oplossing"

Transfer pricing is een complex werkveld, maar aan de vragen die de ontwikkelaars van Spartner al snel stelden, merkten we dat ze zich “TP” snel eigen hadden gemaakt. Hun vermogen om snel een diep begrip te ontwikkelen van onze specifieke behoeften en uitdagingen was indrukwekkend. De communicatie met de ontwikkelaars was altijd goed en prettig, wat de samenwerking aanzienlijk vergemakkelijkte. Ze waren toegankelijk, responsief en altijd bereid om mee te denken.

Read more

Sander Pleijsier Co-founder & CEO GoDocly

Gemeente Groningen

"Flexibele samenwerking met jaarlijkse updates"

Het projectteam van Gemeente Groningen is erg enthousiast over het "Roomfinder" platform.

Read more

Gemeente Groningen Projectteam

Maarten Bremer

"Innoveren in hét digitale identificatie netwerk van Nederland en Europa"

De proactieve aanpak van Spartner was doorslaggevend voor het doorgronden van het complexe eHerkenning netwerk.

Read more

Maarten Bremer CTO / Founder Ensured

André Basten

"My Life Slim Venray"

Eenvoudig online samenwerken met onze cliënten zorgt voor een betere grip op de resultaten.

Read more

André Basten Gewichtsconsulent

Anoniem

"Effectieve doorontwikkeling van onze broncode"

Na een flinke oriëntatie en selectie kwamen wij bij Spartner. Door samen te werken met Spartner kunnen wij ons richten op onze kernactiviteiten. De samenwerking met Spartner brengt niet alleen een uitbreiding van onze ontwikkelingsmogelijkheden met zich mee, maar zorgt ook voor een garantie van onze continuïteit. Voor ons als organisatie betekent dit een stap verder in professionalisering van onze onderneming en dienstverlening naar onze klanten

Read more

Anoniem Managing Director

Dirk Meuleman

"Innoveren in een groeiende data markt"

We zien het gebruik van ons Impact Platform sterk toenemen en werken dagelijks samen aan nieuwe features.

Dirk Meuleman CEO Phenix Capital Group

Arne Schoenmakers

"Direct naar de beste stukken uit het gesprek."

Met ClipFinder spring ik direct in de onderwerpen die me aanspreken, van mensen die ik graag beluister. Ook is het vinden van "dat ene feitje dat ik herinner" super snel gedaan. Clips verschijnen direct onder elkaar met duidelijke quotes erbij. De kwaliteit van de resultaten verbazen me keer op keer.

Read more

Arne Schoenmakers Founder ClipFinder & Spartner

Jurjen Terpstra

"Pragmatische en flexibele samenwerking"

Spartner heeft voor ons een maatwerk portaal gemaakt voor de subsidieverantwoording van grootschalige samenwerkingsprojecten. Dit stelt ons en onze partners in staat om in een gezamenlijke omgeving op een veilige, inzichtelijke en beheersbare wijze hun plannen uit te voeren en te verantwoorden. De pragmatische en flexibele samenwerking met Spartner heeft ervoor gezorgd dat we in korte tijd een functionele een klantvriendelijke omgeving hebben gerealiseerd.

Jurjen Terpstra Managing Partner at Wecreate Consulting

Patrick Ryan

"Professional fintech software development"

Spartner has delivered the world's most advanced KYC services management system.

Read more

Patrick Ryan Founder KYCnet

Niels Winters

"Innoveren in juridische technologie"

Als juristen met kennis van IT hechten we veel waarde aan kwaliteit; zowel van de code als van het proces. De hoge standaarden en betrouwbaarheid van Spartner geeft ons de capaciteit om doorlopend innovatieve features te creëren.

Read more

Niels Winters Directeur JuriBlox

Veelgestelde vragen

Praktische antwoorden op de vragen die we het vaakst horen.

😊 Wat is een interne chatbot precies?

Een interne chatbot is een AI-gedreven gesprekspartner die vragen van medewerkers beantwoordt op basis van interne documenten zoals beleidsstukken, offertes, projectrapporten of wetgeving. In plaats van zelf te zoeken, stel je simpelweg een vraag in natuurlijke taal.

🤔 Hoe waarborgt zo’n bot de veiligheid van gevoelige data?

We koppelen via versleutelde API’s, hanteren strikte toegangs­rechten en loggen alle interacties. Daarnaast blijft het taalmodel binnen een afgesloten omgeving; er worden geen data naar externe cloudservices gestuurd zonder expliciete toestemming.

🚀 Hoe snel zien we resultaat?

Hoewel de exacte timing per onderneming varieert, merkt men meestal binnen enkele weken dat repeterende vragen sneller worden afgehandeld. De directe besparing zit vooral in minder zoekuren en een daling in menselijke fouten.

📚 Welke soorten documenten kan de bot verwerken?

Pdf’s, Word-bestanden, wiki-pagina’s, spreadsheets en zelfs gestructureerde gegevens uit CRM-systemen. Zolang het machine-leesbare tekst bevat, kan het in principe worden geïndexeerd.

💰 Is het duur om te starten?

Kosten hangen af van licenties en integratie-complexiteit, maar een kleinschalige pilot blijft doorgaans binnen een beperkt budget. Belangrijker: het rendement op tijdbesparing weegt vaak ruimschoots op tegen de initiële investering.

😅 Wat als de bot een fout antwoord geeft?

Menselijke validatie blijft essentieel. We bouwen feedbackknoppen in waarmee gebruikers direct aangeven wanneer een antwoord niet klopt. Die feedback belandt in een retraining-cyclus zodat de fout zichzelf niet herhaalt.

😎 Kan de bot ook meerdere talen aan?

Ja, multilinguale modellen zijn mogelijk. Maar let op: de brondocumenten moeten eveneens meertalig zijn, anders ontstaat er alsnog een kenniskloof.

🔧 Wat is nodig aan IT-kant?

Een moderne identity-provider (Azure AD, Okta), API-toegang tot databronnen en bij voorkeur een dev-omgeving voor tests. Verder lichten we de netwerkarchitectuur door om latency en security-risico’s te minimaliseren.

🌱 Hoe schaalbaar is het systeem?

Dankzij container-technologie (Docker, Kubernetes) kan men opschalen naarmate het gebruik toeneemt. Horizontaal bijplaatsen van compute-nodes volstaat meestal om pieken op te vangen.

🏆 Waarom zou ik Spartner kiezen boven andere aanbieders?

We combineren AI-expertise met diepgaande kennis van bedrijfsprocessen. En, niet onbelangrijk, we houden alle data binnen Europese datacenters — waardoor compliance met AVG een stuk eenvoudiger wordt.

Wie helpt jou om te winnen?

Hoe realiseer je de potentie van AI?
Kan mijn bedrijf winnen met innovatie?
Spartner heeft de antwoorden.

Boek een call

Bart Schreurs
Business Development Manager
Bart Schreurs

We hebben je bericht ontvangen! We nemen zo snel mogelijk contact op! Er ging iets mis tijdens het versturen van je bericht, controleer alle velden.